El expediente de contratación como garantía jurídica
En la gestión diaria de la contratación pública, el expediente de contratación no puede concebirse como un simple trámite administrativo.
Se trata del soporte jurídico que garantiza la legalidad y validez de todo el procedimiento contractual, permitiendo acreditar que el órgano de contratación ha actuado conforme a los principios de legalidad, transparencia, eficiencia en el gasto público y libre concurrencia.
Un expediente de contratación correctamente estructurado documenta y justifica cada decisión adoptada desde la fase preparatoria hasta la adjudicación.
La importancia de la coherencia y el control documental
El expediente de contratación actúa como el principal mecanismo de defensa frente a la nulidad de pleno derecho que puede afectar al contrato desde sus actos iniciales.
Un control documental insuficiente, una motivación genérica o la incoherencia entre documentos puede comprometer la validez del procedimiento y generar responsabilidades jurídicas.
Por el contrario, una preparación rigurosa del expediente refuerza la posición de la Administración ante recursos, fiscalizaciones e impugnaciones.
La memoria justificativa como eje del expediente
La memoria justificativa es el documento que da inicio al expediente de contratación y concentra la motivación jurídica del contrato, de acuerdo con el artículo 28 de la Ley de Contratos del Sector Público.
No puede limitarse a fórmulas estandarizadas, sino que debe ofrecer una motivación clara, concreta y verificable, alineada con el objeto del contrato y con las decisiones que posteriormente se reflejarán en los pliegos.
Contenido mínimo de la memoria justificativa
La memoria justificativa debe abordar, de forma ordenada, una serie de aspectos esenciales.
En primer lugar, la justificación de la necesidad, acreditando la naturaleza y el alcance de las necesidades públicas que se pretenden satisfacer y su relación directa y proporcional con el objeto del contrato. En segundo término, la elección del procedimiento de adjudicación, motivando la opción por un procedimiento concreto y justificando el cumplimiento de los presupuestos legales exigidos.
Asimismo, debe incluirse la motivación relativa a la no división en lotes, cuando proceda, recordando que la división en lotes constituye la regla general y que cualquier excepción debe basarse en razones técnicas o económicas objetivas. A ello se suma la valoración económica del contrato, con el desglose del presupuesto base de licitación, la identificación de costes directos, indirectos y salariales, y el cálculo del valor estimado del contrato.
La memoria debe también definir los criterios de solvencia y adjudicación, orientados a garantizar la selección de la oferta con mejor relación calidad-precio, y prever la inclusión de condiciones especiales de ejecución de carácter social, ambiental o de innovación, siempre vinculadas al objeto contractual.
Documentos esenciales que completan el expediente
El expediente de contratación debe incorporar necesariamente el certificado de existencia de crédito adecuado y suficiente, cuya ausencia determina la nulidad absoluta del contrato.
Junto a este documento, los pliegos de cláusulas administrativas particulares y los pliegos de prescripciones técnicas configuran el marco obligacional del contrato y constituyen su auténtica ley, debiendo ser plenamente coherentes con lo motivado en la memoria justificativa.
Publicidad y transparencia del expediente de contratación
La Ley de Contratos del Sector Público refuerza el papel del expediente como garantía jurídica también a través de su publicidad obligatoria. En concreto, el artículo 63.3.a) de la LCSP exige la publicación en el perfil de contratante de la memoria justificativa del contrato, junto con otros documentos esenciales del expediente, obligación que se ve reforzada por el artículo 116.1, al vincular la validez del contrato a la previa tramitación y publicación del expediente.
Esta publicidad no es meramente formal, ya que garantiza la transparencia y el acceso público a la información contractual, permite acreditar la necesidad e idoneidad del contrato para los fines públicos perseguidos y posibilita el control de decisiones estratégicas relevantes —como el procedimiento de adjudicación, los criterios de solvencia o la no división en lotes— asegurando que estén debidamente motivadas y no restrinjan la competencia de forma arbitraria.
Conscientes de la importancia del expediente de contratación, desde Licita & Acción hemos estado impartiendo formación especializada sobre la anatomía de los expedientes de contratación, abordando de manera práctica y sistemática cada uno de sus elementos esenciales. A través de esta formación, se analizan los puntos críticos del expediente, se identifican errores recurrentes y se proporcionan herramientas jurídicas y metodológicas para reforzar la motivación, coherencia y solidez documental de los procedimientos de contratación conforme a la normativa vigente.
